Infinity DMS offre strumenti per l'acquisizione massiva di documenti cartacei con e senza l'ausilio di etichette con codice a barre. Predisposto per riconoscere automaticamente il testo con tecniche OCR, consente di archiviare documenti provenienti da fax, posta cartacea o applicazioni (cedolini paga, fatture, ecc.).
È inoltre possibile replicare la struttura documentale della propria rete Intranet gestendo e creando documenti e cartelle, oppure interfacciare Infinity DMS con gestionali Zucchetti e di terze parti, rendendo così disponibile la documentazione prodotta da tali applicazioni.
Gestione versioni
Tramite la gestione della versione dei documenti e la loro storicizzazione, è possibile aggiornare direttamente una copia condivisa o creare una nuova versione di uno stesso file storicizzando le precedenti. Qualora fosse necessario, si ha la possibilità di richiamare in un qualsiasi momento la vecchia versione e, all’occorrenza, di ripristinarla come versione corrente.
Check in/outLo stato di check in/out permette di gestire la simultaneità d'accesso allo stesso documento da parte di più utenti e consente di bloccare, su richiesta, la visualizzazione da parte di determinati soggetti.
Classificazione e indicizzazione documenti
La classificazione consente di attribuire ad un documento un insieme di metadati, utili per contestualizzare l’informazione, facilitando la ricerca per attributi. La procedura di indicizzazione è automatica ed atta a favorire la ricerca di documenti in base al loro contenuto.
Ricerca documenti
Sono disponibili avanzate funzioni di ricerca:
- per attributi , che prende in considerazione le descrizioni, le classi, le parole chiave, l'autore, ecc.;
- per relazioni , che prende in considerazione le relazioni tra documenti ed altre entità dell'applicazione (ad esempio consente di trovare tutti i documenti legati ad un cliente, ad un'opportunità commerciale o ad un certo prodotto)
Protocollazione aziendale
Funzionalità che consente di gestire e classificare i documenti in entrata e uscita con attribuzione automatica del protocollo e del registro di appartenenza.
Gestione delle sicurezze
È possibile definire gli utenti o i gruppi che hanno accesso ad ogni singolo documento/cartella, abilitando ognuno di essi a diverse azioni (modifica, lettura, ecc.) a seconda di parametri predefiniti. Questo tutela la riservatezza dei dati aziendali, limitando l’accesso ad ogni singolo documento alle sole persone preposte.
Distribuzione dei documenti
Infinity DMS gestisce i documenti in lavorazione assegnandoli a gruppi o utenti specifici e controllando lo stato di completamento. I destinatari possono essere valorizzati in base alla classe documentale di appartenenza e specifiche funzioni nella Mydesk rendono immediatamente accessibile e fruibile la documentazione assegnata.
Visualizzatori per accesso rapido
Attraverso Mydesk , l’area personale riservata all’utente, è possibile attivare accessi rapidi a specifiche cartelle o file, agevolando il reperimento di informazioni e documenti.
Azioni massive
Definendo proprietà comuni è possibile gestire azioni massive su più elementi contemporaneamente, eseguendo operazioni di cancellazione, copiatura o spostamento di documenti e cartelle.
E-mail
Infinity DMS permette di archiviare, classificare, contestualizzare e ricercare anche le e-mail sfruttando un client di posta creato appositamente e disponibile in Infinity Application Framework.
Inoltre:
I tuoi dati diventano informazioni sempre accessibili
Automazione e controllo dei processi aziendali
Paperless office e automazione d’ufficio
Alta navigabilità dell’informazione
Le Informazioni dove e quando servono
Totale tracciabilità e reperibilità
PREREQUISITI
Infinity Application Framework
È il prerequisito di ogni applicazione di Infinity Project, sviluppa il paradigma del Virtual WorkSpace e tramite l’infrastruttura di divulgazione dati è possibile interagire con applicazioni gestionali Zucchetti o di terze parti. Contiene strumenti e funzionalità trasversali, come la gestione degli utenti e dei gruppi necessari alla profilazione di ogni singolo utente e la sicurezza dei dati. Consente inoltre la gestione dei contatti e la centralizzazione delle informazioni relative al rapporto che questi hanno con la nostra azienda.
E’ inoltre disponibile un ambiente di Agenda (personale o aziendale) ove è possibile gestire Attività/Appuntamenti propri o di gruppo, utilizzare calendari personali o condivisi, pianificare le risorse, gestire notifiche automatiche, deleghe e attività. Il tutto è nativamente integrato con un client di posta elettronica realizzato per ricevere ed inviare e-mail e gestire l’archiviazione automatica nel sistema.
MODULI AGGIUNTIVI
Business Process Management
Modulo che consente di gestire i processi aziendali creando un flusso di operazioni definibile dall’utente con la relativa notifica sulle mydesk degli utenti coinvolti nel processo, consentendo ad esempio l’assegnazione dei documenti in lavorazione a gruppi e utenti, con un controllo continuo dello stato di completamento. I documenti vengono quindi incanalati in un flusso di attività e resi accessibili e modificabili solo a coloro che ne sono coinvolti.
I destinatari possono essere valorizzati in base alla classe documentale di appartenenza e specifiche funzioni nella mydesk stato semplificano l’accesso alla documentazione assegnata.E’ inoltre disponibile una funzione di controllo che consente di supervisionare utenti, tempi e processi attivi.
Extended Document System
Nato per offrire maggiore sicurezza ai documenti aziendali, l’Extended Document System garantisce nel contempo la compattazione dei dati e una flessibile memorizzazione fisica, che può funzionare anche in base a regole di archiviazione automatica.
L’Extended Document System è un sistema mediante il quale grandi quantità di documenti vengono condivisi all’interno di un’area comune sul server aziendale. Il sistema prende quindi in carico i documenti, li cripta, li compatta e crea un unico file di archivio, che può essere scomposto in più archivi (anche geograficamente lontani).
La protezione da accessi esterni viene garantita dall’attribuzione di un codice casuale ad ogni singolo documento o cartella, questo meccanismo ha il merito di essere semplice, ma estremamente affidabile e sicuro.
REQUISITI TECNICI
Infinity DMS è una soluzione web nativa, utilizzabile dai più diffusi Internet Browser senza la necessità di installare sul client alcun software.
Coerentemente con la massima libertà di scelta e nel rispetto degli investimenti aziendali del cliente, Infinity è compatibile con i più comuni sistemi operativi (Windows, Linux, ecc.), con i più diffusi database (SQLServer, SQLExpress, Oracle, ecc.) e con i più utilizzati Application Server (Apache, IIS, ecc.).
INTEGRAZIONI
Conservazione sostitutiva
Qualora si necessiti di conservare a norma di legge i documenti archiviati, Infinity DMS è interfacciabile con SOStitutiva, il servizio di conservazione sostitutiva che consente di ottemperare a tutti gli obblighi di legge senza gli oneri che la normativa comporta, delegando a Zucchetti l’espletamento delle pratiche relative.